Jak przygotować i wygłosić przemówienie

artnWszelkie wystąpienia publiczne, przemówienia i prezentacje na forum wzbudzają u wielu liderów, menedżerów i ekspertów obawy. Najczęściej boją się oni, że w najmniej oczekiwanym momencie poproszeni zostaną o zabranie głosu – na przykład przy jakiejś niecodziennej okoliczności lub z okazji ważnego wydarzenia (nie tylko zawodowego, ale także towarzyskiego).

Elżbieta Żurek

Niemiecki teolog i reformator Marcin Luter apelował: „Mów o wszystkim – ale nie dłużej niż dwadzieścia minut”. Amerykański dramaturg Eugene O’Neill powiedział: „Kiedy nie możesz przykuć uwagi publiczności na trzy minuty, trzy minuty to za długo. Jeżeli spowodujesz, że będą cię słuchać trzy godziny, to może się zdarzyć, że i trzy godziny nie wystarczą”. Słynny dziennikarz i wydawca Joseph Pulitzer kierował pod adresem prelegentów takie słowa: „Zawsze, kiedy coś mówisz, mów krótko, a będą tego słuchać, mów jasno, a będą rozumieć, mów obrazowo, a zachowają to w pamięci”.

Spontaniczne przemówienia
Wiele osób przeraża perspektywa wygłoszenia spontanicznego przemówienia oraz wystąpienia bez przygotowania. Nie mam oczywiście na myśli profesjonalnych i doświadczonych mówców (na przykład polityków), którym na tego rodzaju działania pozwala rutyna. Takim osobom zazdrościmy bez wątpienia nie tylko sprawności i szybkości decyzji, ale także umiejętności znajdowania się w trudnych sytuacjach. Większość z nas obawia się jednak, że brak czasu i możliwości przygotowania spowoduje, że nie powiemy na forum niczego ciekawego, odpowiedniego oraz dostosowanego do sytuacji. Każdy z nas może – nawet, jeżeli dysponuje niewielkimi doświadczeniami – przyswoić pewne zasady, dzięki którym bez problemów wystąpi bez przygotowania i wygłosi spontaniczne przemówienie.

artnKrótko i treściwie
Czy dobre przemówienie musi być długie i wyczerpujące merytorycznie? Odwołując się do opinii przytoczonych na początku tego artykułu, należy stwierdzić, że zdecydowanie nie. Mowa – szczególnie spontaniczna – nie musi być długa (tym bardziej, że bez przygotowania nie jesteśmy w stanie powiedzieć wielu interesujących rzeczy). Wystarczy minuta albo dwie – w tym czasie można przekazać naprawdę sporo treści oraz osiągnąć zamierzony cel. Kiedy nieoczekiwanie poproszeni zostaniemy o zabranie głosu, przede wszystkim zachowajmy zimną krew, nie stosujmy uników i nie krygujmy się. W pierwszych słowach możemy posłużyć się techniką zwłoki: zadajmy słuchaczom pytanie, opowiedzmy ciekawą historię czy anegdotę, podajmy niebanalny cytat (którego autorem jest na przykład osoba ciesząca się autorytetem). Możemy również zastosować praktyczną metodę złożoną z czterech elementów: wyjścia, uzasadnienia, faktu i apelu. Metoda, którą szczegółowo opisuję poniżej, sprawdza się również podczas przygotowywania wszelkich dłuższych wystąpień i przemówień – szczególnie tych o charakterze perswazyjnym.

Po pierwsze: przedstaw sytuację

Na początku wystąpienia należy przedstawić sytuację wyjściową, opisać warunki bądź wyrazić swoją opinię. Odbierając nagrodę można więc w pierwszych słowach powiedzieć: „Szanowni państwo! Wyróżnienie w konkursie jest dla mnie miłą niespodzianką”. Wygłaszając przemówienie jubileuszowe warto stwierdzić: „Dziesięciolecie naszej firmy to ważne wydarzenie”. Kierując wypowiedź pod adresem współpracowników można zacząć od słów: „W naszej firmie konieczne są zmiany”. Pierwsze zdanie, którego przykłady podałam, wymaga oczywiście rozwinięcia.

Po drugie: uzasadnij opinię

W kolejnym kroku należy uzasadnić opinię wyrażoną w początkowych słowach, uzasadnić sytuację lub ewentualnie obronić swój pogląd. Można posłużyć się między innymi takimi zdaniami: „Od wielu lat pracujemy w naszym zespole na sukces”, „Ostatnie wyniki finansowe naszej firmy potwierdzają ten stan rzeczy”, „Jedynie zdecydowane posunięcia i śmiałe decyzje doprowadzą nas do sukcesu”. Również w tym punkcie – podobnie, jak w poprzednim – nie ograniczajmy się do jednego zdania.

Po trzecie: podaj fakty

W trzecim etapie wystąpienia jest miejsce na to, aby podać ważny fakt, ciekawy przykład bądź istotną informację. Pamiętajmy, że przy pomocy dodatkowych danych uwiarygodniamy nasz przekaz. Informacje, które podamy w trzeciej fazie, powinny potwierdzać wcześniej wyrażone poglądy. Możemy na przykład powiedzieć: „Bierzemy udział w tym konkursie już pięć lat”, „Inne firmy, które zdecydowały się na radykalne działania, odnotowują wzrost sprzedaży o 10%”, „Analizując wyniki finansowe, obserwujemy spadek w stosunku do ubiegłego roku o 7,5%”. Pamiętajmy, aby zawsze podawać jedynie sprawdzone fakty i wiarygodne dane: przemówienia może przecież słuchać osoba, która zechce zadać szczegółowe pytanie.

Po czwarte: wygłoś apel
W ostatniej fazie wystąpienia należy zaapelować do słuchaczy, zachęcić ich do działania, zmobilizować do czynu, zaprosić do współpracy. Na końcu można więc stwierdzić: „Zmobilizujmy siły i zacznijmy działać”, „Oczekuję na państwa propozycje i praktyczne rozwiązania”, „Przystąpmy do zmian już w przyszłym miesiącu”, „Na następnym spotkaniu porozmawiajmy o szczegółach planowanych zadań”, „Jestem przekonany(-a), że jest w nas wiele energii i siły do zmian”. Pamiętajmy, że apel, który skierujemy do słuchaczy na końcu wystąpienia, pozostanie w ich pamięci najdłużej – podobnie, jak słowa wypowiedziane na początku.